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Projets de numérisation : retrouvez tous nos conseils pour dématérialiser vos archives

La dématérialisation présente de nombreux avantages stratégiques, de plus en plus d’entreprises se tournent aujourd’hui vers cette solution pour conserver leurs documents. Mais, comment procéder pour dématérialiser ses archives et quelles sont les obligations à respecter ? Qu’est-ce que la numérisation probante ? Peut-on jeter les papiers numérisés ? Archives Tranquilles vous éclaire sur les différents points clés pour aborder une dématérialisation des archives et vous propose son expertise pour vous accompagner tout au long de vos projets de numérisation.

 

Quels sont les avantages de la dématérialisation des archives ?

Dans le cadre d’une bonne politique d’archivage, la dématérialisation permet à une entreprise de répondre à de nombreux objectifs. La dématérialisation permet de réduire l’espace de stockage dédié aux archives et donc de faire des économies. Il est en effet possible de stocker des très grandes quantités de données électroniques sur des petits supports. De plus, avoir ses archives en version numérique facilite grandement la communication, l’accessibilité et la traçabilité des différents documents. Cette technique de conservation aide enfin à mieux valoriser les fonds d’archives et à simplifier les échanges à distance.

Pour que votre entreprise bénéficie de tous ces avantages, Archives Tranquilles vous recommande la dématérialisation des archives mais uniquement à condition de bien la réfléchir dans une démarche d’optimisation et de la réaliser en toute légalité avec une numérisation conforme.

 

Peut-on se débarrasser du papier grâce à la numérisation probante ?

Les archives numériques ont effectivement le même caractère probant qu’un document papier sous certaines conditions. Il faut savoir que les documents électroniques natifs qui respectent bien les critères définis par la loi possèdent la même valeur juridique que les documents en format papier et peuvent donc être archivés uniquement en version numérique. De plus, la numérisation a aujourd’hui une valeur probante à condition de préserver l’authenticité, la pérennité et l’intégrité du document. En effectuant une numérisation dans les règles, vous pouvez donc vous débarrasser de votre excès de factures papier ou documents comptables et utiliser la version numérique de vos documents comme preuve en cas de contrôle ou de litige.

Pour que votre numérisation soit probante, votre document a donc pour obligation d’être authentique.  L’identité de l’auteur doit être certifiée et tout ce qui figure sur le papier original doit apparaître sur la copie de manière identique. Un certificat électronique est nécessaire pour prouver l’origine du document. L’intégrité de votre archive doit également être attestée à l’aide d’une signature électronique. Votre document ne doit ainsi en aucun cas être modifié ou dénaturé lors de la numérisation. Enfin, vous devez garantir la pérennité de vos archives en assurant leur confidentialité et leur traçabilité lors du stockage dans un coffre-fort électronique ou mieux un système d’archivage électronique. Vos archives numériques doivent être conservées au format PDF, c’est maintenant une norme internationale et stable.

 

Archives Tranquilles vous aide à réussir votre dématérialisation

Lorsque vous optez pour une dématérialisation des archives, vous allez donc réaliser un projet de numérisation conforme mais également revoir tous vos procédés traditionnels de gestion documentaire. Vous devez donc bien fixer les objectifs de votre dématérialisation, l’inscrire dans une démarche globale et prévoir les différentes phases de mise en œuvre. C’est pourquoi, Archives Tranquilles vous conseille de bien réfléchir en profondeur à votre projet et vous propose de vous aider aussi bien sur la numérisation que sur la préparation en amont. Avant tout, nous vous suggérons en effet de commencer par définir la quantité d’archives à numériser ainsi que la nature des documents. En fonction de vos archives, vous devez ensuite vous assurer du cadre juridique que vous aurez à respecter pour être en conformité lors de la dématérialisation.

Un autre facteur essentiel à prendre en compte pour une dématérialisation réussie est d’intégrer votre personnel ainsi que l’ensemble de vos collaborateurs. En effet, la numérisation va forcément induire des changements dans leur routine de travail. Vous devez donc les informer, les impliquer et les accompagner tout au long du processus. Nous vous suggérons également de vous assurer d’avoir le soutien de vos fournisseurs, clients ou autres interlocuteurs.

Enfin, il est primordial de choisir le bon partenaire pour vous guider dans votre démarche et vous garantir que vos documents seront bien en sécurité. Un prestataire sur qui vous pouvez vous reposer est en effet indispensable pour être sûr de respecter l’ensemble des règlementations lors de la numérisation et pour suivre sereinement ses conseils stratégiques. En véritable spécialiste de l’archivage, Archives Tranquilles vous propose d’être ce partenaire de confiance et de vous assister dans la mise en place de votre politique de dématérialisation.

 

Alors, êtes-vous prêt à dématérialiser les archives de votre entreprise ? Pour toutes vos questions complémentaires, contactez-nous pour que nous puissions vous conseiller et vous apporter toutes les réponses personnalisées.

 

Quels sont les avantages de l’externalisation des archives et comment choisir son partenaire ?

L’externalisation des archives consiste pour une entreprise à déléguer à un prestataire extérieur la conservation et la gestion de ses documents. Si certaines sociétés ont encore des craintes avant de laisser leurs archives à un tiers, l’externalisation présente pourtant de nombreux avantages. Du gain de temps à la réduction des coûts en passant par une plus grande sécurisation, une entreprise sera en effet gagnante en choisissant d’externaliser. Archives Tranquilles vous propose de devenir votre partenaire de proximité et de confiance en prenant en charge cette opération de manière personnalisée. Confier des archives étant une décision qui doit être réfléchie et organisée, nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur l’externalisation pour vous aider à sauter le pas pour votre société.

 

Les nombreux avantages de l’externalisation des archives

Tout d’abord, l’externalisation des archives. En laissant la gestion de l’archivage à un tiers, vous allez en effet vous libérer du temps et pouvoir vous recentrer sur le cœur de votre activité, vous serez plus productif.

Ensuite, externaliser vos documents permet de réduire vos coûts. Vous allez en effet économiser les frais de location du lieu de conservation, les achats de fournitures d’archivage ou encore les coûts de gestion des documents. Selon vos locaux, vous pouvez également utiliser l’espace qui servait de stockage pour faire un agencement optimal de vos bureaux. Enfin, vous avez une meilleure maîtrise de votre budget puisque votre partenaire extérieur représente un coût annuel que vous connaissez à l’avance.

La conservation de vos archives par un tiers vous permet également de mettre vos documents plus en sécurité et d’avoir une meilleure traçabilité. Avec une bonne politique d’archivage, vous réduisez les risques de perdre un document important et vous augmentez la sécurité de vos documents dans des locaux dédiés. Vous bénéficiez de plus d’une traçabilité maximale des consultations des archives.

L’externalisation présente donc de nombreux avantages pour une entreprise à condition toutefois d’être bien réfléchie et organisée, d’où l’importance de choisir un partenaire de confiance possédant une grande expertise. Avec son savoir-faire, Archives Tranquilles peut ainsi s’occuper de vos documents et vous faire profiter des bénéfices de l’externalisation tout en vous aidant à surmonter les freins psychologiques de sa mise en place.

 

Choisir un partenaire de confiance pour réduire les craintes psychologiques

L’externalisation ne présente aucun inconvénient pour une entreprise. Les craintes sont uniquement psychologiques. Il peut en effet être compliqué de confier ses archives à un partenaire extérieur lorsqu’on est habitué à les avoir dans ses locaux. De même, la sécurité des données avant de laisser des documents sensibles par exemple peut représenter un frein, même si vos documents seront généralement mieux protégés chez votre prestataire. Pour contrer ces inconvénients psychologiques, il est donc essentiel de passer un contrat avec une société avec laquelle vous vous sentez totalement en confiance. De plus, l’externalisation ayant un coût, il est normal de bien réfléchir avant de l’instaurer et de choisir un interlocuteur professionnel qui vous permettra d’avoir des archives parfaitement gérées en toute tranquillité.

Archives Tranquilles se présente en expert pour vous accompagner dans cette décision qui doit être réalisée sur le long terme. En plus de conserver vos archives en toute sécurité, nous pourrons organiser leur gestion, vous assurer d’être toujours en conformité avec les obligations légales d’archivage et éliminer vos documents au moment opportun. Notre expérience nous permet également de vous donner tous les conseils nécessaires à une bonne organisation de vos archives. Enfin, nous vous aiderons à évaluer au mieux vos besoins, étape indispensable pour la réussite de votre externalisation.

 

Miser sur la proximité de son prestataire

Un autre frein à l’externalisation est de vouloir garder ses documents à proximité immédiate pour faciliter les consultations entre autres. Nous vous conseillons donc de favoriser la proximité lors du choix de votre partenaire pour la conservation de vos archives. Ainsi, vous pourrez vous lancer dans l’opération d’externalisation de manière plus sereine. Vos démarches seront simplifiées et les barrières psychologiques atténuées.

Si votre entreprise est basée à Marseille, Aix-en-Provence ou encore Aubagne et que vous cherchez un partenaire de proximité pour vos documents, Archives Tranquilles vous propose des solutions d’archivage et d’externalisation sur-mesure en région Provence-Alpes-Côte d’Azur. Vous pourrez ainsi profiter du double avantage d’un prestataire expert dans le domaine de l’archivage et proche de chez vous.

 

L’externalisation des archives ne présente donc que des avantages pour une entreprise à condition de passer les craintes psychologiques et de choisir le bon prestataire. Si vous souhaitez des renseignements supplémentaires sur nos solutions personnalisées, n’hésitez pas à nous contacter et nous pourrons répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans votre politique d’archivage.  Et vous, quand allez-vous choisir l’externalisation pour la conservation des documents de votre société ?

Découvrez l’importance des outils de tri et de gestion des archives pour une entreprise

Les objectifs de l’archivage sont multiples et essentiels pour une entreprise puisqu’il s’agit de pouvoir retrouver les archives facilement à tout moment pour une utilisation stratégique ou pour un contrôle. La gestion des archives est donc un élément clé à organiser afin de conserver les documents bien classés, en sécurité et en bon état depuis la création jusqu’à la destruction. Du plan de classement au tableau de gestion, il existe différentes solutions pour vous aider à mener à bien cette mission. Archives Tranquilles vous propose de vous éclairer sur les outils de tri et de gestion des archives et de vous soutenir dans votre politique d’archivage.

 

Tri et gestion des archives : une mission capitale pour les entreprises

Toute société produit de nombreuses archives au cours de son activité. Ces documents, qu’ils soient d’une grande valeur juridique ou historique ou simplement utiles au bon fonctionnement de la société, sont extrêmement importants à gérer. En effet, l’archivage représente de réels enjeux économiques et stratégiques pour une entreprise. Certains documents constituent des éléments clés pour établir des statistiques ou prendre des grandes décisions. Posséder un fonds d’archives bien organisé assure donc de connaître la nature des dossiers à disposition dans les stocks de l’entreprise. Un classement efficace permet également de gagner du temps en retrouvant rapidement des documents spécifiques et d’augmenter l’accessibilité des papiers.

Ensuite, tous les documents ont une durée de conservation légale établit par la loi. Ces délais varient d’une archive à l’autre en fonction de la nature des papiers. Il est donc indispensable d’établir un tri logique et de s’aider d’outils de gestion pour bien conserver les documents en toute légalité. En effet, différentes pièces pourront vous être demandées comme justificatifs au cours d’un audit par exemple.

De plus, organiser son archivage vous garantit de garder vos documents dans des conditions optimales pour éviter les pertes ou les dégradations pouvant fortement pénaliser l’entreprise. Dans cette optique, Archives Tranquilles vous suggère de créer votre plan de redémarrage en cas de sinistre et peut vous assister pour le mettre en place. Cet outil de gestion des archives vous permettra d’établir des priorités dans vos documents pour savoir rapidement dans quel ordre les sauver en fonction de leur importance et facilitera le redémarrage de votre activité en cas de problème majeur.

 

Du plan de classement au tableau de gestion des archives : des outils indispensables

Bien gérer ses archives consiste à mettre en place une méthode efficace pour s’occuper de chacun de ses documents depuis la création jusqu’à la destruction. Ainsi, pour bénéficier de tous les avantages d’un archivage bien organisé et ne pas se laisser déborder par une trop grande quantité de documents non classés, il est essentiel de créer des outils spécifiques pour vous aider. Parmi ces outils de tri et de gestion des archives, le plan de classement et le tableau de gestion sont les deux plus importants à rédiger dans le cadre d’une bonne politique d’archivage.

Le plan de classement vous permet de hiérarchiser vos documents en fonction de leur nature et de leur utilisation. Il constitue un système d’organisation de votre fonds documentaire par grands thèmes et doit être structuré de manière logique pour vous permettre de rechercher rapidement les informations. En général, le schéma classique d’un plan de classement organise les archives selon les sujets en allant du général au particulier.

De son côté, le tableau de gestion est un outil qui permet de contrôler le cycle de vie de vos documents. Vous devez y indiquer les délais de conservation de chaque pièce, les dates d’élimination en fonction des obligations légales ou encore les raisons pour lesquelles vous conservez ce document. Le tableau de gestion est donc indispensable pour vous soutenir dans une bonne maîtrise de vos archives.

 

Archives Tranquilles vous accompagne dans la gestion de vos archives

Mettre en place ces outils de tri et de gestion des archives ne s’improvise pas pour qu’ils soient efficaces. Archives Tranquilles peut ainsi vous aider à créer votre plan de classement personnalisé en fonction de votre entreprise. Parce que chaque structure a des besoins différents, nous mettrons toute notre expérience et notre énergie pour vous trouver un classement logique qui corresponde à votre activité spécifique, à votre manière de travailler ainsi qu’à la nature de vos archives.

Au-delà de trier, ranger et conserver, il est nécessaire qu’un archivage d’entreprise réponde à des critères de base bien définis pour être efficace et pouvoir s’utiliser sur la durée. Vous devez donc trouver le bon partenaire et réfléchir à une politique d’archivage pour vos dossiers de leur création jusqu’à leur élimination tout en prenant en compte la traçabilité, les droits d’accès, la sécurité et les facilités de recherche.

 

Forte d’une très bonne connaissance des solutions d’archivage, Archives Tranquilles se présente comme un prestataire idéal pour vous accompagner dans votre organisation. Pour plus d’informations sur les outils de gestion des archives à mettre en place dans votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez trouver la méthode de tri parfaite pour vos documents ou un accompagnement sur le plus long terme.

Peut-on choisir l’externalisation de la conservation des archives publiques ?  

L’externalisation des archives publiques à des prestataires privés est aujourd’hui possible à condition qu’elle soit réalisée dans un cadre juridique strict sous contrôle des archives de France. Les prestataires doivent ainsi obtenir un agrément spécifique tandis que les producteurs d’archives sont soumis à une déclaration préalable et à un projet de contrat. Mais, quelles archives publiques pouvez-vous externaliser et comment effectuer la démarche dans les règles et choisir son partenaire ? Nous vous précisons toutes les modalités d’externalisation de la conservation des archives publiques en sachant que vous avez la possibilité de vous faire assister pour gérer cette opération. Archives Tranquilles peut en effet vous proposer une aide précieuse et personnalisée dans vos démarches et vous guider au mieux tout au long du processus 

 

Quelles archives publiques pouvez-vous externaliser ?  

Depuis 2008, l’externalisation des archives publiques est autorisée et encadrée par le code du patrimoine même si elles représentent un intérêt historique ou scientifique. Cependant, selon les articles L212-4 et R212-19 à 31, seule la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires peut être externalisée avant que les pièces ne soient détruites sous contrôle du directeur des archives départementales ou versées dans un service d’archives selon leur nature. Les archives publiques définitives ne peuvent pas être externalisées et doivent être gérées et conservées dans un service public spécifique d’archives.  

Vous pouvez choisir de confier des archives sous différents supportsen format papier ou numérique mais également des documents iconographiques par exempleDans tous les cas, si vous avez un doute quant à la possibilité d’externalisation d’une pièce, nous pouvons vous apporter une réponse claire grâce à notre expertise dans le domaine de l’archivage.  

De plus, nous vous conseillons d’externaliser uniquement des pièces dont vous connaissez le contenu et que vous n’avez plus besoin de consulter. Vous pouvez également profiter de la politique d’externalisation de vos documents pour opter pour différents services supplémentaires qui vous aideront dans la gestion de votre fonds d’archives. Nous proposons en effet différentes solutions pour organiser et gérer les documents que nous pouvons mettre en place de manière personnalisée pour votre archivage. Nous attirons par contre votre attention sur le fait que choisir d’externaliser la conservation de vos archives publiques ne vous décharge en aucun cas de vos obligations.  

Vos archives publiques courantes et intermédiaires peuvent donc être confiées à un prestataire privé pour leur conservation à condition de remplir certaines formalités administratives obligatoires pour lesquelles nous mettons nos compétences à votre service pour vous soutenir dans vos démarches. Vous devez en effet passer un contrat avec un prestataire ayant reçu un agrément et effectuer une déclaration préalable comme nous allons le voir par la suite.  

 

Quelle est la démarche pour effectuer l’externalisation de vos archives publiques ?  

Lorsque vous décidez d’externaliser tout ou une partie de vos archives publiques courantes et intermédiaires, une déclaration préalable de dépôt est tout d’abord obligatoire. Vous devez ainsi avertir avec une lettre recommandée, le directeur des archives départementales qui est responsable du contrôle technique et scientifique des archives publiques. Votre déclaration de dépôt d’archives publiques doit préciser le contexte de l’opération, ses objectifs, son calendrier et sa durée prévisionnelle. Elle doit également mentionner la liste des pièces à externaliser et leurs dates extrêmes ainsi que le volume, le métrage linéaire ou le nombre de documents externalisés 

Ensuite, un projet de contrat entre le producteur d’archives publiques et le prestataire privé est également à envoyer avec votre déclaration. Dans ce contrat, vous avez pour obligation de faire figurer un certain nombre de clauses dont vous trouverez la liste complète dans le code du patrimoine. Sachez que les principales clauses concernent la description des prestations demandées, la nature des archives à déposer et les accès possibles du déposant. Les différentes garanties en cas de manquement du dépositaire, les modalités de restitution à la fin du partenariat ou encore les assurances sont d’autres clauses importantes à faire apparaître dans le contrat. Quand le directeur des archives départementales reçoit vos documents, il a un délai d’un mois pour formuler ses observations quant à l’externalisation et les transmettre par écritLe contrat pourra ensuite être signé définitivement.  

Pour vous décharger de ces obligations administratives ou pour vous garantir que l’opération se déroule dans les règles juridiques, Archives Tranquilles peut prendre en charge la préparation des documents et vous accompagner pour mener à bien votre mission d’externalisation.  

 

Comment choisir votre prestataire privé ?  

Pour choisir le partenaire auquel vous allez confier la conservation de vos archives publiques, vous devez vous référer à la liste des prestataires agréés que vous trouverez sur le site Internet du Service Interministériel des Archives de France (SIAF). En effet, depuis 2012, les prestataires ont pour obligation d’être agréés par un arrêté ministériel faisant l’objet d’une publication au Journal Officiel pour avoir le droit de conserver des archives publiques.  

En se référant aux articles R212-23 à 31 du code du patrimoine, le SIAF va en effet pour donner l’agrément à une société privée, s’assurer que le site permet des conditions de conservation optimales et qu’il répond à toutes les normes de sécurité et de confidentialité. Si l’agrément est accordé, il est valable cinq ans pour de l’archivage papier et trois ans pour les archives numériques et peut être renouvelable sur instruction.  

 

L’externalisation de la conservation des archives publiques est donc bien encadrée par la législation française et peut constituer une très bonne solution dans le cadre d’une politique efficace de gestion de votre archivage. Si vous avez des questions complémentaires ou besoin de support pour organiser votre externalisation, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serons en mesure vous apporter des conseils et une aide personnalisée pour la préparation ou la gestion de votre opération.  

Zoom sur les délais de conservation des archives RH

Chaque entreprise produit de très nombreux documents en rapport avec son personnel. Entre les bulletins de paie, les contrats de travail, les documents relatifs aux heures des employés, aux primes ou encore aux accidents du travail, les services des ressources humaines finissent rapidement avec des piles de papiers à gérer. Or, ces archives doivent être obligatoirement classées et conservées pendant une durée légale qui est propre à chaque type de document. Pour vous aider à vous y retrouver, Archives Tranquilles se propose d’être votre partenaire pour l’organisation des documents de votre service des ressources humaines. Nous vous récapitulons également les informations essentielles sur les délais de conservation des archives RH dans cet article.

 

L’importance de la conservation des documents RH

Les documents en rapport avec les ressources humaines sont parmi les plus importants à conserver pour une entreprise puisqu’ils contiennent des données personnelles. Ces pièces constituent en effet des preuves et peuvent à ce titre vous être demandées aussi bien pour régler des conflits avec vos collaborateurs en cas de licenciement par exemple que pour un contrôle par l’inspection du travail. Vos archives RH vous serviront également dans la gestion courante de votre service des ressources humaines ou pour répondre aux demandes de vos salariés.

Si vous souhaitez que votre société soit bien gérée, vous devez donc impérativement veiller à garder précieusement les archives RH selon leur durée légale de conservation, qui correspond à la période pendant laquelle vous pouvez être amené à répondre à des contrôles administratifs. Chaque document ayant un délai de conservation qui lui est propre, nous pouvons vous aider à trier votre fonds d’archives RH et vous apporter l’assurance que vous conservez bien les documents indispensables à fournir comme preuves juridiques.

Sachez que ces durées préconisées sont minimales mais que pouvez faire le choix d’archiver certains documents plus longtemps. Ceux-ci pourront par exemple vous être utiles pour répondre à certaines requêtes de vos collaborateurs sur leurs carrières.

 

Une bonne organisation essentielle des archives RH

Le classement et l’archivage constituent une partie importante de la mission du service des ressources humaines d’une entreprise. Il doit en effet garder un volume très conséquent de documents et dans le même temps être capable d’avoir une organisation suffisante pour répondre à une demande précise en retrouvant facilement une pièce spécifique. Pour vous soutenir dans la gestion et le classement de vos documents RH, Archives Tranquilles propose différentes solutions d’organisation que nous pouvons mettre en place de manière personnalisée pour votre société. Avec un archivage bien organisé, vous gagnerez ensuite en efficacité et en sérénité pour votre service des ressources humaines. Nous pouvons également organiser des sessions de formation pour votre personnel pour leur permettre ensuite de gérer de façon optimisée l’archivage des documents RH.

 

Quelles sont les durées légales de conservation des principaux documents RH ?

Tout d’abord, vous avez pour obligation légale de garder tous les documents concernant les dossiers individuels de vos salariés comme les contrats de travail et leurs avenants, les éléments de carrière, les soldes tout compte ou encore les demandes de congés exceptionnels pendant un délai de 80 ans dans le secteur public et de 10 ans dans le privé. Les mêmes durées de conservation s’appliquent pour les dossiers d’accident du travail et les dossiers médicaux de vos salariés.

De son côté, le registre unique du personnel est à conserver pendant toute la durée où le collaborateur est salarié dans votre société puis 5 ans à compter de la date de son départ. Les bulletins de paie de vos salariés doivent être gardés en double papier ou en format électronique pour une durée minimale de 5 ans. De même, les observations ou mises en demeure de l’inspection du travail et les déclarations d’accident du travail sont à archiver précieusement pendant un délai minimum de 5 ans.

D’autres documents sont à conserver légalement pendant 3 ans. Il s’agit de toutes les pièces qui concernent les charges sociales et les taxes sur les salaires. Pour vos salariés qui ont une convention forfaitaire, les papiers en rapport avec la comptabilisation de leurs jours de travail doivent aussi être archivés au minimum 3 ans. Par contre, pour les documents qui concernent le décompte des horaires des salariés, des heures d’astreinte et des compensations, ils sont à garder un an pour l’inspection du travail mais également trois ans comme preuve dans vos archives.

Ces délais de conservation des archives RH concernent les documents les plus courants d’un service des ressources humaines. Ces documents doivent être soumis à la réglementation RGPD instaurée au sein de votre structure. Ils doivent être conservés de manière confidentielle et doivent être protégés.

Si vous avez besoin d’informations sur des archives plus spécifiques, n’hésitez pas à nous contacter pour prendre un avis d’expert quant à leurs conservations légales. Nous vous invitons à  télécharger notre plaquette sur les durées de conservation des documents RH en remplissant le formulaire ci-dessous.

Archives publiques : Le récolement des archives municipales après les élections.

Après chaque élection, un récolement des archives municipales doit être obligatoirement réalisé dans toutes les communes de France. Passation juridique de responsabilité des archives publiques entre le maire sortant et le maire nouvellement élu, le récolement permet d’effectuer un inventaire de toutes les archives de la municipalité et est donc une étape essentielle dans le processus d’archivage d’une ville. Mais, comment compléter un récolement et quels sont les documents à inclure dans la liste des archives ? Nous vous donnons toutes les informations indispensables à connaître sur le récolement des archives communales pour vous aider au mieux dans cette mission.

 

Le récolement des archives municipales, une obligation légale.

Le récolement des archives municipales est un acte obligatoire pour toute commune de France après chaque élection depuis le 31 décembre 1926 (art. 4 de l’arrêté interministériel sur le règlement des archives communales). Les élections municipales 2020 venant d’avoir lieu, l’opération de récolement doit donc être effectuée légalement dans toutes les municipalités que le maire ait changé ou qu’il ait été réélu.

Le récolement est en fait un état des lieux sur les archives publiques de la commune auquel est annexé un procès-verbal. L’inventaire peut être plus ou moins détaillé mais permet de certifier de façon contradictoire à un moment précis de l’existence de la documentation municipale.

L’objectif principal du récolement est de transférer juridiquement de manière formelle la responsabilité des archives publiques entre le maire sortant et le nouveau maire. Ainsi, l’ancien maire se retrouve déchargé de sa responsabilité vis-à-vis des documents municipaux et la laisse formellement à son successeur. En effet, un maire est légalement responsable de la bonne gestion des archives communales selon les articles L212-6 et L212-6-1 du code du patrimoine. Le récolement est donc une obligation pour clôturer son mandat dans le domaine de l’archivage et pour assurer un bon suivi essentiel de la documentation et des mémoires de la commune.

 

Comment remplir le procès-verbal ?

Pour effectuer votre récolement dans les règles, vous devez remplir un procès-verbal de décharge et dresser en annexe la liste de toutes les archives publiques de votre commune. En 2020, vous pouvez désormais choisir de compléter le formulaire en ligne ou en version papier pour faire votre inventaire. Dans tous les cas, votre document doit obligatoirement contenir votre signature originale.

Le procès-verbal et le récolement annexé sont à établir en trois exemplaires. Le premier exemplaire est destiné au maire sortant qui le garde parmi ses archives personnelles. Le deuxième doit être conservé dans les archives de la mairie. Enfin, le troisième est à adresser au directeur des archives départementales qui est chargé du contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités. Cette mission le mène à vérifier la bonne gestion des différentes archives, de la collection à la conservation en passant par le classement, l’élimination, le traitement ou encore la communication.

 

Quels sont les documents à inclure dans le récolement ?

Selon la loi, les archives d’une commune sont composées par « l’ensemble des documents quels que soient leur forme ou leur support, produits ou reçus dans le cadre de l’exercice des missions de service public ». Le récolement doit donc grâce à une liste précise des documents des collections fondamentales et à une liste générale, dresser un état des lieux de toutes les archives municipales. Les collections fondamentales sont composées entre autres par les documents d’état-civil, les délibérations, les décisions ou encore les arrêtés et les cadastres pour les communes. La liste générale peut être beaucoup plus vague tout en n’oubliant pas que plus l’inventaire archivistique est précis, plus il vous servira efficacement.

Le récolement étant une liste précise au moment de la passation de responsabilité, il doit contenir tous les documents qu’ils soient archivés depuis longtemps ou plus récents. Pour réaliser votre état des lieux, vous devez donc inclure toutes les pièces existantes et faire une vérification de toute la documentation municipale dans vos archives, dans les bureaux de votre mairie mais également dans d’autres lieux comme d’anciens bâtiments municipaux ou encore des locaux comme des écoles susceptibles de contenir de l’archivage.

Pour les archives déjà répertoriées, il est tout à fait possible de reprendre la liste existante. Vous devez tout de même contrôler l’exactitude des données et compléter le récolement avec les documents récents. Si vous constatez une disparition de fichiers, vous êtes dans l’obligation de la signaler en précisant la nature des pièces perdues quelle qu’en soit la cause.

Si une partie de vos archives ne sont pas classées, vous n’êtes pas obligé de réaliser un classement archivistique pour le récolement. Vous devez cependant indiquer dans votre liste l’existence de ces documents et en évaluer le volume, la période ainsi que le contenu approximativement.

Un récolement bien effectué, au-delà de vos obligations légales, vous permettra de connaître le contenu exact du fonds d’archives de votre commune et facilitera grandement vos actions futures. Alors, pourquoi ne pas profiter de l’occasion de ce récolement des archives municipales pour organiser au mieux l’ensemble de votre archivage et gagner ensuite beaucoup de temps lors de vos recherches de documents ?

Si vous avez des questions ou besoin d’aide pour gérer votre archivage ou votre récolement, n’hésitez pas à nous contacter et nous trouverons la plus solution la plus adaptée à vos besoins.

 

Meilleurs voeux 2019

Archives Tranquilles vous souhaite une excellente année 2019 !

Vous vous posez des questions pour la gestion de vos archives ?

Retrouvons-nous pour travailler ensemble !

Bonnes Fêtes de fin d’année !

Après une année 2018 riche de contacts humains et d’expériences archivistiques,

Nous vous souhaitons de Bonnes Fêtes de fin d’année !

Et vous retrouvons en pleine forme en 2019 !

Archives Tranquilles sera fermée du 24 décembre 2018 au 2 janvier 2019

Salon des entrepreneurs 13

Archives Tranquilles sera présente le Jeudi 13 Décembre au salon Entrepreneurs 13 !

Documents comptables

Les documents comptables sont parmi les archives les plus volumineuses et nombreuses. Ce sont des documents essentiels à la bonne gestion des organisations et sont des preuves demandées par les organismes de contrôle de l’Etat, et notamment par l’administration fiscale.

Toutes les entreprises, toutes les associations, tous les services publics ont des pièces comptables qui doivent être conservées selon les délais légaux.

La numérisation croissante de la société conduit à une dématérialisation de ces pièces et des déclarations notamment fiscales, mais elle ne change rien à l’obligation et aux délais de conservation. D’autre part, il faut être vigilant face à la tentation d’éliminer les version originales papier des documents numérisés. En effet, la numérisation doit être effectué dans le respect des normes de numérisation les plus récentes pour que les documents numerisés conservent toute leur force probatoire.

 

Face à l’importance stratégique de cette documentation il faut la classer et la conserver avec soin.

 

Pour plus d’informations, téléchargez notre plaquette des durées de conservation des documents comptables et fiscaux en remplissant le formulaire ci-dessous.