Archives de catégorie Actualité

Documents comptables

Les documents comptables sont parmi les archives les plus volumineuses et nombreuses. Ce sont des documents essentiels à la bonne gestion des organisations et sont des preuves demandées par les organismes de contrôle de l’Etat, et notamment par l’administration fiscale.

Toutes les entreprises, toutes les associations, tous les services publics ont des pièces comptables qui doivent être conservées selon les délais légaux.

La numérisation croissante de la société conduit à une dématérialisation de ces pièces et des déclarations notamment fiscales, mais elle ne change rien à l’obligation et aux délais de conservation. D’autre part, il faut être vigilant face à la tentation d’éliminer les version originales papier des documents numérisés. En effet, la numérisation doit être effectué dans le respect des normes de numérisation les plus récentes pour que les documents numerisés conservent toute leur force probatoire.

 

Face à l’importance stratégique de cette documentation il faut la classer et la conserver avec soin.

 

Pour plus d’informations, téléchargez notre plaquette des durées de conservation des documents comptables et fiscaux en remplissant le formulaire ci-dessous.

 

    RGDP : Comment s’y préparer ?

    Le RGPD : qu’est-ce que c’est ?

    Le RGPD est le Règlement Général de Protection des Données. Il s’agit d’un règlement européen qui sera directement applicable dans tous les pays de l’Union Européenne à partir du 25 mai 2018. Il concerne toutes les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, dans toute l’Europe, et permettra de :

    Renforcer les droits des personnes, et les droits d’accès aux données personnelles,

    Responsabiliser les acteurs traitant des données,

    Augmenter la régulation et renforcer les sanctions. 

    Le RGPD concerne les données personnelles d’une personne physique et s’applique aux responsables du traitement des données. Par exemple, les données d’identité, les adresses (physiques ou mail), les numéros de téléphones, les informations portant sur les caractéristiques physiques, sanitaires, culturelles, religieuses, sociales, mais aussi les adresses IP et éléments d’identification numériques sont des données personnelles. Ces données peuvent être brutes ou issues de traitements (automatisés ou manuels).

    Principes du RGPD

    Aujourd’hui, toute entreprise, si petite soit-elle, collecte et traite des données à caractère personnel. Tous les services et processus qui traitent des données personnelles seront impactés. Donc d’une certaine manière toutes les entreprises, quels que soient leurs secteurs d’activités et leurs tailles seront impactés.

    Le RGPD implique que vous puissiez :

    Localiser les données, retracer et documenter les processus de traitement ;

    Garantir le droit des personnes et obtenir des consentements explicites pour chaque collecte et processus de traitement de données ;

    Limiter la collecte et la quantité des données mais aussi leur temps de conservation ;

    Être en mesure de répondre rapidement à toute demande de correction, export ou suppression des données personnelles ;

    Harmoniser les pratiques et processus dans votre entreprise pour être en conformité ;

    Documenter vos traitements de données et tenir un registre des traitements à jour ;

    Prévenir les autorités compétentes en cas de perte de données (vol, piratage, perte…).

    En France, l’autorité de référence est la CNIL.

    Le RGPD va donc imposer de changer d’approche dans la collecte des données. Il recherche activement la minimisation de la collecte et de la conservation des données personnelles à ce qui est strictement nécessaire. Il va falloir privilégier le qualitatif au quantitatif dans la constitution de nouvelles bases de données. Il va falloir aussi nettoyer les bases de données existantes des informations non pertinentes pour un processus et une finalité donnée. D’autre part, le RGPD va renforcer la nécessité d’obtenir un consentement clair et explicite pour pouvoir collecter des données personnelles.

     

    Impacts TPE – PME

    Les TPE/PME sont dispensées d’un certain nombre d’obligations telles que la désignation d’un délégué à la protection des données, la consignation de leurs activités de traitement, ou bien l’analyse d’impact et le signalement systématiques de toutes les violations de données aux personnes physiques. L’obligation de documentation interne comporte aussi une exception pour les entreprises comptant moins de 250 employés.

    Cependant, il sera utile de se soumettre malgré tout à certaines de ces obligations, afin de prouver que l’entreprise est conforme au RGPD et ainsi de ne pas perdre d’éventuels marchés.

    Risques et sanctions 

    Les sanctions pourront être extrêmement importantes : Jusqu’à 20 millions d’euros, ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial de l’exercice précédent.

    Impact sur les archives

    Le RGPD aura essentiellement un impact sur les acteurs de l’archivage électronique et les prestataires de stockage de données. Les prestataires devront prouver qu’ils prennent toutes les précautions nécessaires et sont conformes au règlement. De l’autre côté, les propriétaires des données auront la responsabilité de vérifier les garanties apportées par les prestataires de leur conformité.

    Plus encore que maintenant, il faudra veiller à sélectionner les données à archiver, à limiter l’archivage dans le temps, et bien sécuriser les données aussi bien pendant leur période de conservation que lors de leur destruction.

    Comment se mettre en conformité ?

    La mise en conformité devra se faire en plusieurs étapes et aura un cout. Elle va forcer chaque entreprise à se questionner sur ses usages, à revoir sa documentation, ses contrats, souvent aussi son site internet afin de minimiser et rationaliser la collecte de données.

    Les principales questions à se poser porteront sur la nature des données à collecter, le niveau de protection et d’accessibilité, leur cycle de vie, leur localisation et leur mode d’accès.

    Selon la CNIL les principales étapes pour se mettre en conformité sont :

    Désigner un pilote

    La nomination d’un DPO (Data Protection Officer ou Délégué à la protection de données) est obligatoire pour toute entreprise de plus de 250 personnes. Mais pour toutes les entreprises il est conseillé d’avoir un responsable des traitements de données.

    Cartographier les pratiques et prioriser les actions à mener

    C’est indispensable. Cela vous permettra de réaliser l’inventaire de vos traitements de données, d’évaluer les risques potentiels et les mesures à prendre, de documenter vos pratiques. La CNIL fourni un modèle pour aider dans cette tâche et ainsi construire votre registre. Priorisez les actions à mener en fonction des risques que vous identifiez.

    Gérer les risques liés au traitement des données personnelles.

    Si vous avez identifié des traitements de données personnelles susceptibles d’engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes, vous devrez mener, pour chacun de ces traitements, une analyse d’impact sur la protection des données.

    Organiser les processus internes

    Mettez en place des procédures internes qui garantissent la prise en compte de la protection des données à tout moment et sur l’ensemble du cycle de vie des données.

    Documenter la conformité

    Constituez et regroupez la documentation établissant la preuve de votre conformité au règlement. Cette documentation doit être actualisée régulièrement afin de maintenir le bon niveau de protection des données.

    Bonne année 2018 !

    Archives Tranquilles vous souhaite une bonne et heureuse année 2018 !

    Nous vous présentons nos meilleurs pour cette nouvelle année !

    Comment gérer sa documentation numérique ?

    La documentation numérique est en plein essor. Son volume explose et les solutions d’archivage numériques permettant d’exploiter et de sauvegarder efficacement les documents deviennent indispensables. Il existe différents types d’applications telles que les GED et les SAE qui sont complémentaires.

    La majeure partie de la conception, de la fabrication et de la commercialisation d’un produit est le plus souvent effectuée dans un environnement numérique. La documentation produite par ces processus est donc numériquement native et nécessite un classement et un archivage adapté. Il existe plusieurs catégories de logiciels de gestion documentaire ou d’archivage. Les plus utilisés et les plus connus sont les GED (Gestion électronique de documents) et les SAE (Système d’archivage électronique).

    GED / SAE qui fait quoi ?

    Ces deux outils gèrent la documentation officielle des entreprises. Souvent confondus, ils sont complémentaires et ne répondent pas aux même besoins.

    La GED : Modification et partage des documents.

    Une GED est un logiciel qui vous servira à modifier votre document, à le partager et à y accéder de manière sécurisée.

    C’est un outil de travail collaboratif et partagé qui permet de garder une trace des modifications effectuées sur le document en cours d’élaboration, d’y accéder et de valider à terme une version finale et officielle. Il permet aussi de gérer les différentes versions d’un document et d’effectuer un classement de la documentation selon un plan de classement défini.

    Le SAE : Entreposage et stockage des documents.

    Un SAE n’a pas du tout la même philosophie ni la même utilisation. Pour donner une image, la GED est l’armoire de votre bureau avec les documents en cours, le SAE est la salle d’archives sécurisée du sous-sol.

    Le SAE entrepose numériquement vos documents. Il garantit : la confidentialité, l’intégrité, la pérennité et la disponibilité des documents numériques. Il est conseillé aussi si vous voulez réaliser un archivage numérique pérenne à valeur probante.

    Lequel choisir ?

    La réponse dépend de la situation de chaque entreprise. L’idéal est de jouer la complémentarité et d’avoir les deux. Prendre conseil auprès d’un professionnel comme Archives Tranquilles est un étape essentielle dans ce type de démarche pour éviter de faire les mauvais choix et de perdre trop de temps et d’argent.

    Bonnes fêtes de fin d’année !

    Archives Tranquilles vous souhaite de bonnes fêtes de fin d’année !

    Nous vous retrouvons en 2018 pour de nouvelles aventures archivistiques pleines de boites, de fichiers et de documents archivés.

    Archives de l’Association Régionale de Médecine Vasculaire

    Archives Tranquilles remercie l’ARMV PACA pour la confiance qu’elle nous a témoignée en nous confiant ses archives.

    Avant

    Après

    L’Association Régionale de Médecine Vasculaire Provence Alpes Côte d’Azur est une association de formation médicale continue.
    Archives Tranquilles est intervenue pour traiter les archives sur support papier de l’association dans le cadre d’un traitement complet qui a permis un gain de place significatif pour cette association qui jusque là avait ses archives éparpillées chez les membres de son bureau.
    En même temps, cela permet à l’association de préserver les preuves dont elle a besoin pour exister, notamment ses statuts, sa composition et les traces de son activité de formation médicale continue.

    Archives électroniques

    Afin de toujours mieux s’adapter à un environnement en perpétuelle évolution, Archives Tranquilles consolide cette semaine ses compétences en approfondissant ses connaissances dans le domaine des archives électroniques.

    Aussi Archives Tranquilles sera en région parisienne prochainement pour se perfectionner dans le domaine des systèmes d’archivage électroniques.

    Ces systèmes sont essentiels au développement et au maintien d’un archivage électronique probant et de long terme.

    Dans cette période de transition vécue par le métier d’archiviste, les systèmes d’archivage électroniques sont désormais des pièces essentielles de la gouvernance de l’information des entreprises et des collectivités.

    Initiative Marseille Métropole

    Archives Tranquilles reçoit le soutien d’Initiative Marseille Métropole.

    (more…)

    Salons professionnels

    La société Archives Tranquilles sera présente au Parc Chanot de Marseille cette semaine et visitera 2 salons professionnels.

    le 10 Octobre, elle sera aux 26e rencontres nationales du transport public.

    Le 11 Octobre, elle sera au salon des entrepreneurs.

    Vous vous posez des questions sur la gestion des archives dans votre entreprise ?

    Vous connaissez mal ce domaine et êtes curieux ?

     

    Venez nombreux nous rencontrer sur ces salons, contactez nous !

    06 58 31 36 14

    Archives Tranquilles intègre le Carburateur

    Au mois d’Aout Archives Tranquilles a intégré la Pépinière d’entreprises « Le Carburateur« .

    Situé dans les quartiers Nord de Marseille, ce superbe endroit offre toutes les possibilités pour développer son activité et le tissu économique de ces quartiers.