La loi définit une archive comme étant : « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » (Code du patrimoine, livre II, Article L 211-1).
Cette large définition permet la reconnaissance du statut d’archives à de nombreux documents : une facture est une archive, un email est une archive, une feuille de calcul d’un logiciel de tableur est une archive, une base de données est une archive, un carnet de notes est une archive…
Ainsi toutes les organisations publiques ou privées produisent des archives dans le cadre de leur activité et selon leur statut elles sont obligées de les prendre en charge.
Mais chaque type d’archives doit faire l’objet d’un traitement différent. Les archives publiques et privées ne répondent pas aux mêmes impératifs, et leur devenir n’est pas le même une fois les délais de conservation passés.
Les archives publiques sont constituées des documents issus d’organismes de droit public. Elles sont soumises à une réglementation particulière, doivent être conservées dans les services d’archives publiques et sont soumises au contrôle du Service Interministériel des Archives de France ou de son représentant dans le département (souvent les dirigeants des Archives Départementales). Le SIAF doit donner son accord avant toute destruction d’archives publiques. La destruction d’archives publiques sans autorisation du SIAF est un délit passible de 3 ans de prison et de 45000 euros d’amende (Code du patrimoine, livre II, Article L 214-3).
Les archives privées sont issues d’organismes de droit privé. Leur propriétaire décide lui-même de leur traitement et de leur devenir dans les limites de la loi. Ce faisant, il engage sa responsabilité et celle de son organisme si sa décision est en contradiction avec la loi.