L’externalisation des archives publiques à des prestataires privés est aujourd’hui possible à condition qu’elle soit réalisée dans un cadre juridique strict sous contrôle des archives de France. Les prestataires doivent ainsi obtenir un agrément spécifique tandis que les producteurs d’archives sont soumis à une déclaration préalable et à un projet de contrat. Mais, quelles archives publiques pouvez-vous externaliser et comment effectuer la démarche dans les règles et choisir son partenaire ? Nous vous précisons toutes les modalités d’externalisation de la conservation des archives publiques en sachant que vous avez la possibilité de vous faire assister pour gérer cette opération. Archives Tranquilles peut en effet vous proposer une aide précieuse et personnalisée dans vos démarches et vous guider au mieux tout au long du processus.
Quelles archives publiques pouvez-vous externaliser ?
Depuis 2008, l’externalisation des archives publiques est autorisée et encadrée par le code du patrimoine même si elles représentent un intérêt historique ou scientifique. Cependant, selon les articles L212-4 et R212-19 à 31, seule la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires peut être externalisée avant que les pièces ne soient détruites sous contrôle du directeur des archives départementales ou versées dans un service d’archives selon leur nature. Les archives publiques définitives ne peuvent pas être externalisées et doivent être gérées et conservées dans un service public spécifique d’archives.
Vous pouvez choisir de confier des archives sous différents supports, en format papier ou numérique mais également des documents iconographiques par exemple. Dans tous les cas, si vous avez un doute quant à la possibilité d’externalisation d’une pièce, nous pouvons vous apporter une réponse claire grâce à notre expertise dans le domaine de l’archivage.
De plus, nous vous conseillons d’externaliser uniquement des pièces dont vous connaissez le contenu et que vous n’avez plus besoin de consulter. Vous pouvez également profiter de la politique d’externalisation de vos documents pour opter pour différents services supplémentaires qui vous aideront dans la gestion de votre fonds d’archives. Nous proposons en effet différentes solutions pour organiser et gérer les documents que nous pouvons mettre en place de manière personnalisée pour votre archivage. Nous attirons par contre votre attention sur le fait que choisir d’externaliser la conservation de vos archives publiques ne vous décharge en aucun cas de vos obligations.
Vos archives publiques courantes et intermédiaires peuvent donc être confiées à un prestataire privé pour leur conservation à condition de remplir certaines formalités administratives obligatoires pour lesquelles nous mettons nos compétences à votre service pour vous soutenir dans vos démarches. Vous devez en effet passer un contrat avec un prestataire ayant reçu un agrément et effectuer une déclaration préalable comme nous allons le voir par la suite.
Quelle est la démarche pour effectuer l’externalisation de vos archives publiques ?
Lorsque vous décidez d’externaliser tout ou une partie de vos archives publiques courantes et intermédiaires, une déclaration préalable de dépôt est tout d’abord obligatoire. Vous devez ainsi avertir avec une lettre recommandée, le directeur des archives départementales qui est responsable du contrôle technique et scientifique des archives publiques. Votre déclaration de dépôt d’archives publiques doit préciser le contexte de l’opération, ses objectifs, son calendrier et sa durée prévisionnelle. Elle doit également mentionner la liste des pièces à externaliser et leurs dates extrêmes ainsi que le volume, le métrage linéaire ou le nombre de documents externalisés.
Ensuite, un projet de contrat entre le producteur d’archives publiques et le prestataire privé est également à envoyer avec votre déclaration. Dans ce contrat, vous avez pour obligation de faire figurer un certain nombre de clauses dont vous trouverez la liste complète dans le code du patrimoine. Sachez que les principales clauses concernent la description des prestations demandées, la nature des archives à déposer et les accès possibles du déposant. Les différentes garanties en cas de manquement du dépositaire, les modalités de restitution à la fin du partenariat ou encore les assurances sont d’autres clauses importantes à faire apparaître dans le contrat. Quand le directeur des archives départementales reçoit vos documents, il a un délai d’un mois pour formuler ses observations quant à l’externalisation et les transmettre par écrit. Le contrat pourra ensuite être signé définitivement.
Pour vous décharger de ces obligations administratives ou pour vous garantir que l’opération se déroule dans les règles juridiques, Archives Tranquilles peut prendre en charge la préparation des documents et vous accompagner pour mener à bien votre mission d’externalisation.
Comment choisir votre prestataire privé ?
Pour choisir le partenaire auquel vous allez confier la conservation de vos archives publiques, vous devez vous référer à la liste des prestataires agréés que vous trouverez sur le site Internet du Service Interministériel des Archives de France (SIAF). En effet, depuis 2012, les prestataires ont pour obligation d’être agréés par un arrêté ministériel faisant l’objet d’une publication au Journal Officiel pour avoir le droit de conserver des archives publiques.
En se référant aux articles R212-23 à 31 du code du patrimoine, le SIAF va en effet pour donner l’agrément à une société privée, s’assurer que le site permet des conditions de conservation optimales et qu’il répond à toutes les normes de sécurité et de confidentialité. Si l’agrément est accordé, il est valable cinq ans pour de l’archivage papier et trois ans pour les archives numériques et peut être renouvelable sur instruction.
L’externalisation de la conservation des archives publiques est donc bien encadrée par la législation française et peut constituer une très bonne solution dans le cadre d’une politique efficace de gestion de votre archivage. Si vous avez des questions complémentaires ou besoin de support pour organiser votre externalisation, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serons en mesure vous apporter des conseils et une aide personnalisée pour la préparation ou la gestion de votre opération.
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