ARCHIVES TRANQUILLES
Archives
bien gérées, Tranquilité assurée!
Bien gérer les archives, c’est à la fois une obligation légale mais aussi un levier clé de performance.
Gain de temps, gain d’espace, gain de productivité, en nous confiant vos archives, vous pouvez vous concentrer sur le plus important : votre métier.
Nos services
Des archives bien organisées pour une entreprise plus agile.
Accompagnement personnalisé :
Nous vous accompagnons à chaque étape de la gestion de vos archives, en vous proposant des solutions sur mesure adaptées à votre organisation.
Optimisation des coûts :
Nous vous aidons à réduire l’encombrement physique et à limiter les risques liés à la gestion des documents.
Protection des données :
Nous garantissons la sécurité et la confidentialité de vos informations, en conformité avec les exigences légales.
Archives Papier
Classement, conditionnement, élimination, tri, assistance pour l’aménagement des salles, assistance pour préparer ou gérer une externalisation.
Création et personnalisation des outils de gestion
Plan de classement, tableau de gestion, plan de localisation, procédure de communication, nomenclature…
ARCHIVES ÉLECTRONIQUES
Référencement, classement, création de nomenclatures, traitement de vrac électronique, assistance pour la mise en place de GED ou SAE.
Numérisation
Etude d’opportunité, rédaction de cahier des charges, maitrise d’œuvre pour le suivi de grands projets
Formation
Sensibilisation aux archives, création et animation d’un réseau de correspondants archives, maîtrise des outils de gestion d’un système archivistique…
Zone d’intervention
Bouches-du-Rhône et départements limitrophes. Déplacements ponctuels possibles sur France entière.
VOS ARCHIVES
SOUS CONTRÔLE
POURQUOI SOMMES-NOUS DIFFÉRENTS ?
Notre maitre mot : le sur-mesure.
Chez Archives Tranquilles, nous connaissons l’importance d’une gestion optimale de vos archives pour garantir la sécurité, la conformité et l’efficacité au sein de votre organisation. Notre mission est de vous fournir des solutions sur-mesure pour la gestion, la conservation et la numérisation de vos documents, en vous permettant de vous concentrer sur l’essentiel : la croissance de votre entreprise.
UNE QUESTION?
VOUS VOUS INTERROGEZ SUR L’ÉTAT DE VOS ARCHIVES ?
Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons transformer la gestion de vos archives
en un véritable atout stratégique pour votre entreprise.
l’expertise
POURQUOI CHOISIR ARCHIVES TRANQUILLES ?
Notre expérience :
Forts de 20 ans d’expérience dans la gestion des archives et de l’information, nos experts s’adaptent à toutes les situations.
Sécurité et conformité :
Nos solutions sont conformes aux normes archivistiques et documentaires en vigueur. Vos informations et données sensibles seront protégées.
Efficacité :
Nous simplifions la gestion de vos archives en réduisant ses coûts et en améliorant leur accessibilité. Nous vous permettons ainsi de gagner en efficacité et d’améliorer vos processus internes.
UNE ARCHIVE EN DÉTAIL
Qu’est-ce qu’une archive ?
La loi définit une archive comme étant : « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » (Code du patrimoine, livre II, Article L 211-1).
Cette large définition permet la reconnaissance du statut d’archives à de très nombreux documents. Toutes les organisations publiques ou privées produisent des archives dans le cadre de leur activité et selon leur statut elles sont obligées de les prendre en charge.
Mais chaque type d’archives doit faire l’objet d’un traitement différent. Les archives publiques et privées ne répondent pas aux mêmes impératifs, et leur devenir n’est pas le même une fois les délais de conservation passés.
Les Archives Publiques
Les archives publiques sont constituées des documents issus d’organismes de droit public. Elles sont soumises à une réglementation particulière, doivent être conservées dans les services d’archives publiques et sont soumises au contrôle du Service Interministériel des Archives de France ou de son représentant dans le département. Le SIAF doit donner son accord avant toute destruction d’archives publiques. La destruction d’archives publiques sans autorisation du SIAF est un délit passible de 3 ans de prison et de 45000 euros d’amende (Code du patrimoine, livre II, Article L 214-3).
Les Archives Privées
Les archives privées sont issues d’organismes de droit privé. Leur propriétaire décide lui-même de leur traitement et de leur devenir dans les limites de la loi. Ce faisant, il engage sa responsabilité et celle de son organisme si sa décision est en contradiction avec la loi.
Archiver : une obligation légale.
Archiver permet de conserver les traces de votre activité et de faire valoir vos droits. Avant d’être un patrimoine, vos archives sont les preuves de votre existence et de votre activité.
De nombreuses archives doivent être conservées pendant des délais définis par la loi. Ces documents peuvent être réclamés par les services de l’état, ou par la justice. Avoir des documents classés, facilement accessibles, garder des traces des dossiers et pièces, même détruits, permet de préserver vos intérêts.
Chaque type de document a une durée de conservation propre. Durant ce laps de temps, il doit être conservé. A la fin de ce délai, il peut soit être éliminé, soit être conservé selon son importance juridique ou patrimoniale.
Ne prenez pas le risque de payer des dommages et intérêts ou des pénalités fiscales parce que vous auriez éliminé des documents à conserver. Ne perdez pas non plus votre temps et votre argent à conserver des documents obsolètes.
Archives Tranquilles vous apportera les solutions pour sécuriser vos archives, préserver les traces de votre activité, et garder la mémoire des documents éliminés.
Qui possède des archives ?
Chaque entité, chaque personne physique ou morale possède des archives.
Que vous soyez une entreprise, une association, une collectivité, ou même un particulier vous vous devez de les conserver et de les gérer au mieux.