Après chaque élection, un récolement des archives municipales doit être obligatoirement réalisé dans toutes les communes de France. Passation juridique de responsabilité des archives publiques entre le maire sortant et le maire nouvellement élu, le récolement permet d’effectuer un inventaire de toutes les archives de la municipalité et est donc une étape essentielle dans le processus d’archivage d’une ville. Mais, comment compléter un récolement et quels sont les documents à inclure dans la liste des archives ? Nous vous donnons toutes les informations indispensables à connaître sur le récolement des archives communales pour vous aider au mieux dans cette mission.
Le récolement des archives municipales, une obligation légale.
Le récolement des archives municipales est un acte obligatoire pour toute commune de France après chaque élection depuis le 31 décembre 1926 (art. 4 de l’arrêté interministériel sur le règlement des archives communales). Les élections municipales 2020 venant d’avoir lieu, l’opération de récolement doit donc être effectuée légalement dans toutes les municipalités que le maire ait changé ou qu’il ait été réélu.
Le récolement est en fait un état des lieux sur les archives publiques de la commune auquel est annexé un procès-verbal. L’inventaire peut être plus ou moins détaillé mais permet de certifier de façon contradictoire à un moment précis de l’existence de la documentation municipale.
L’objectif principal du récolement est de transférer juridiquement de manière formelle la responsabilité des archives publiques entre le maire sortant et le nouveau maire. Ainsi, l’ancien maire se retrouve déchargé de sa responsabilité vis-à-vis des documents municipaux et la laisse formellement à son successeur. En effet, un maire est légalement responsable de la bonne gestion des archives communales selon les articles L212-6 et L212-6-1 du code du patrimoine. Le récolement est donc une obligation pour clôturer son mandat dans le domaine de l’archivage et pour assurer un bon suivi essentiel de la documentation et des mémoires de la commune.
Comment remplir le procès-verbal ?
Pour effectuer votre récolement dans les règles, vous devez remplir un procès-verbal de décharge et dresser en annexe la liste de toutes les archives publiques de votre commune. En 2020, vous pouvez désormais choisir de compléter le formulaire en ligne ou en version papier pour faire votre inventaire. Dans tous les cas, votre document doit obligatoirement contenir votre signature originale.
Le procès-verbal et le récolement annexé sont à établir en trois exemplaires. Le premier exemplaire est destiné au maire sortant qui le garde parmi ses archives personnelles. Le deuxième doit être conservé dans les archives de la mairie. Enfin, le troisième est à adresser au directeur des archives départementales qui est chargé du contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités. Cette mission le mène à vérifier la bonne gestion des différentes archives, de la collection à la conservation en passant par le classement, l’élimination, le traitement ou encore la communication.
Quels sont les documents à inclure dans le récolement ?
Selon la loi, les archives d’une commune sont composées par « l’ensemble des documents quels que soient leur forme ou leur support, produits ou reçus dans le cadre de l’exercice des missions de service public ». Le récolement doit donc grâce à une liste précise des documents des collections fondamentales et à une liste générale, dresser un état des lieux de toutes les archives municipales. Les collections fondamentales sont composées entre autres par les documents d’état-civil, les délibérations, les décisions ou encore les arrêtés et les cadastres pour les communes. La liste générale peut être beaucoup plus vague tout en n’oubliant pas que plus l’inventaire archivistique est précis, plus il vous servira efficacement.
Le récolement étant une liste précise au moment de la passation de responsabilité, il doit contenir tous les documents qu’ils soient archivés depuis longtemps ou plus récents. Pour réaliser votre état des lieux, vous devez donc inclure toutes les pièces existantes et faire une vérification de toute la documentation municipale dans vos archives, dans les bureaux de votre mairie mais également dans d’autres lieux comme d’anciens bâtiments municipaux ou encore des locaux comme des écoles susceptibles de contenir de l’archivage.
Pour les archives déjà répertoriées, il est tout à fait possible de reprendre la liste existante. Vous devez tout de même contrôler l’exactitude des données et compléter le récolement avec les documents récents. Si vous constatez une disparition de fichiers, vous êtes dans l’obligation de la signaler en précisant la nature des pièces perdues quelle qu’en soit la cause.
Si une partie de vos archives ne sont pas classées, vous n’êtes pas obligé de réaliser un classement archivistique pour le récolement. Vous devez cependant indiquer dans votre liste l’existence de ces documents et en évaluer le volume, la période ainsi que le contenu approximativement.
Un récolement bien effectué, au-delà de vos obligations légales, vous permettra de connaître le contenu exact du fonds d’archives de votre commune et facilitera grandement vos actions futures. Alors, pourquoi ne pas profiter de l’occasion de ce récolement des archives municipales pour organiser au mieux l’ensemble de votre archivage et gagner ensuite beaucoup de temps lors de vos recherches de documents ?
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