L’externalisation des archives consiste pour une entreprise à déléguer à un prestataire extérieur la conservation et la gestion de ses documents. Si certaines sociétés ont encore des craintes avant de laisser leurs archives à un tiers, l’externalisation présente pourtant de nombreux avantages. Du gain de temps à la réduction des coûts en passant par une plus grande sécurisation, une entreprise sera en effet gagnante en choisissant d’externaliser. Archives Tranquilles vous propose de devenir votre partenaire de proximité et de confiance en prenant en charge cette opération de manière personnalisée. Confier des archives étant une décision qui doit être réfléchie et organisée, nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur l’externalisation pour vous aider à sauter le pas pour votre société.
Les nombreux avantages de l’externalisation des archives
Tout d’abord, l’externalisation des archives. En laissant la gestion de l’archivage à un tiers, vous allez en effet vous libérer du temps et pouvoir vous recentrer sur le cœur de votre activité, vous serez plus productif.
Ensuite, externaliser vos documents permet de réduire vos coûts. Vous allez en effet économiser les frais de location du lieu de conservation, les achats de fournitures d’archivage ou encore les coûts de gestion des documents. Selon vos locaux, vous pouvez également utiliser l’espace qui servait de stockage pour faire un agencement optimal de vos bureaux. Enfin, vous avez une meilleure maîtrise de votre budget puisque votre partenaire extérieur représente un coût annuel que vous connaissez à l’avance.
La conservation de vos archives par un tiers vous permet également de mettre vos documents plus en sécurité et d’avoir une meilleure traçabilité. Avec une bonne politique d’archivage, vous réduisez les risques de perdre un document important et vous augmentez la sécurité de vos documents dans des locaux dédiés. Vous bénéficiez de plus d’une traçabilité maximale des consultations des archives.
L’externalisation présente donc de nombreux avantages pour une entreprise à condition toutefois d’être bien réfléchie et organisée, d’où l’importance de choisir un partenaire de confiance possédant une grande expertise. Avec son savoir-faire, Archives Tranquilles peut ainsi s’occuper de vos documents et vous faire profiter des bénéfices de l’externalisation tout en vous aidant à surmonter les freins psychologiques de sa mise en place.
Choisir un partenaire de confiance pour réduire les craintes psychologiques
L’externalisation ne présente aucun inconvénient pour une entreprise. Les craintes sont uniquement psychologiques. Il peut en effet être compliqué de confier ses archives à un partenaire extérieur lorsqu’on est habitué à les avoir dans ses locaux. De même, la sécurité des données avant de laisser des documents sensibles par exemple peut représenter un frein, même si vos documents seront généralement mieux protégés chez votre prestataire. Pour contrer ces inconvénients psychologiques, il est donc essentiel de passer un contrat avec une société avec laquelle vous vous sentez totalement en confiance. De plus, l’externalisation ayant un coût, il est normal de bien réfléchir avant de l’instaurer et de choisir un interlocuteur professionnel qui vous permettra d’avoir des archives parfaitement gérées en toute tranquillité.
Archives Tranquilles se présente en expert pour vous accompagner dans cette décision qui doit être réalisée sur le long terme. En plus de conserver vos archives en toute sécurité, nous pourrons organiser leur gestion, vous assurer d’être toujours en conformité avec les obligations légales d’archivage et éliminer vos documents au moment opportun. Notre expérience nous permet également de vous donner tous les conseils nécessaires à une bonne organisation de vos archives. Enfin, nous vous aiderons à évaluer au mieux vos besoins, étape indispensable pour la réussite de votre externalisation.
Miser sur la proximité de son prestataire
Un autre frein à l’externalisation est de vouloir garder ses documents à proximité immédiate pour faciliter les consultations entre autres. Nous vous conseillons donc de favoriser la proximité lors du choix de votre partenaire pour la conservation de vos archives. Ainsi, vous pourrez vous lancer dans l’opération d’externalisation de manière plus sereine. Vos démarches seront simplifiées et les barrières psychologiques atténuées.
Si votre entreprise est basée à Marseille, Aix-en-Provence ou encore Aubagne et que vous cherchez un partenaire de proximité pour vos documents, Archives Tranquilles vous propose des solutions d’archivage et d’externalisation sur-mesure en région Provence-Alpes-Côte d’Azur. Vous pourrez ainsi profiter du double avantage d’un prestataire expert dans le domaine de l’archivage et proche de chez vous.
L’externalisation des archives ne présente donc que des avantages pour une entreprise à condition de passer les craintes psychologiques et de choisir le bon prestataire. Si vous souhaitez des renseignements supplémentaires sur nos solutions personnalisées, n’hésitez pas à nous contacter et nous pourrons répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans votre politique d’archivage. Et vous, quand allez-vous choisir l’externalisation pour la conservation des documents de votre société ?
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