Les objectifs de l’archivage sont multiples et essentiels pour une entreprise puisqu’il s’agit de pouvoir retrouver les archives facilement à tout moment pour une utilisation stratégique ou pour un contrôle. La gestion des archives est donc un élément clé à organiser afin de conserver les documents bien classés, en sécurité et en bon état depuis la création jusqu’à la destruction. Du plan de classement au tableau de gestion, il existe différentes solutions pour vous aider à mener à bien cette mission. Archives Tranquilles vous propose de vous éclairer sur les outils de tri et de gestion des archives et de vous soutenir dans votre politique d’archivage.
Tri et gestion des archives : une mission capitale pour les entreprises
Toute société produit de nombreuses archives au cours de son activité. Ces documents, qu’ils soient d’une grande valeur juridique ou historique ou simplement utiles au bon fonctionnement de la société, sont extrêmement importants à gérer. En effet, l’archivage représente de réels enjeux économiques et stratégiques pour une entreprise. Certains documents constituent des éléments clés pour établir des statistiques ou prendre des grandes décisions. Posséder un fonds d’archives bien organisé assure donc de connaître la nature des dossiers à disposition dans les stocks de l’entreprise. Un classement efficace permet également de gagner du temps en retrouvant rapidement des documents spécifiques et d’augmenter l’accessibilité des papiers.
Ensuite, tous les documents ont une durée de conservation légale établit par la loi. Ces délais varient d’une archive à l’autre en fonction de la nature des papiers. Il est donc indispensable d’établir un tri logique et de s’aider d’outils de gestion pour bien conserver les documents en toute légalité. En effet, différentes pièces pourront vous être demandées comme justificatifs au cours d’un audit par exemple.
De plus, organiser son archivage vous garantit de garder vos documents dans des conditions optimales pour éviter les pertes ou les dégradations pouvant fortement pénaliser l’entreprise. Dans cette optique, Archives Tranquilles vous suggère de créer votre plan de redémarrage en cas de sinistre et peut vous assister pour le mettre en place. Cet outil de gestion des archives vous permettra d’établir des priorités dans vos documents pour savoir rapidement dans quel ordre les sauver en fonction de leur importance et facilitera le redémarrage de votre activité en cas de problème majeur.
Du plan de classement au tableau de gestion des archives : des outils indispensables
Bien gérer ses archives consiste à mettre en place une méthode efficace pour s’occuper de chacun de ses documents depuis la création jusqu’à la destruction. Ainsi, pour bénéficier de tous les avantages d’un archivage bien organisé et ne pas se laisser déborder par une trop grande quantité de documents non classés, il est essentiel de créer des outils spécifiques pour vous aider. Parmi ces outils de tri et de gestion des archives, le plan de classement et le tableau de gestion sont les deux plus importants à rédiger dans le cadre d’une bonne politique d’archivage.
Le plan de classement vous permet de hiérarchiser vos documents en fonction de leur nature et de leur utilisation. Il constitue un système d’organisation de votre fonds documentaire par grands thèmes et doit être structuré de manière logique pour vous permettre de rechercher rapidement les informations. En général, le schéma classique d’un plan de classement organise les archives selon les sujets en allant du général au particulier.
De son côté, le tableau de gestion est un outil qui permet de contrôler le cycle de vie de vos documents. Vous devez y indiquer les délais de conservation de chaque pièce, les dates d’élimination en fonction des obligations légales ou encore les raisons pour lesquelles vous conservez ce document. Le tableau de gestion est donc indispensable pour vous soutenir dans une bonne maîtrise de vos archives.
Archives Tranquilles vous accompagne dans la gestion de vos archives
Mettre en place ces outils de tri et de gestion des archives ne s’improvise pas pour qu’ils soient efficaces. Archives Tranquilles peut ainsi vous aider à créer votre plan de classement personnalisé en fonction de votre entreprise. Parce que chaque structure a des besoins différents, nous mettrons toute notre expérience et notre énergie pour vous trouver un classement logique qui corresponde à votre activité spécifique, à votre manière de travailler ainsi qu’à la nature de vos archives.
Au-delà de trier, ranger et conserver, il est nécessaire qu’un archivage d’entreprise réponde à des critères de base bien définis pour être efficace et pouvoir s’utiliser sur la durée. Vous devez donc trouver le bon partenaire et réfléchir à une politique d’archivage pour vos dossiers de leur création jusqu’à leur élimination tout en prenant en compte la traçabilité, les droits d’accès, la sécurité et les facilités de recherche.
Forte d’une très bonne connaissance des solutions d’archivage, Archives Tranquilles se présente comme un prestataire idéal pour vous accompagner dans votre organisation. Pour plus d’informations sur les outils de gestion des archives à mettre en place dans votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez trouver la méthode de tri parfaite pour vos documents ou un accompagnement sur le plus long terme.
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