Chaque entreprise produit de très nombreux documents en rapport avec son personnel. Entre les bulletins de paie, les contrats de travail, les documents relatifs aux heures des employés, aux primes ou encore aux accidents du travail, les services des ressources humaines finissent rapidement avec des piles de papiers à gérer. Or, ces archives doivent être obligatoirement classées et conservées pendant une durée légale qui est propre à chaque type de document. Pour vous aider à vous y retrouver, Archives Tranquilles se propose d’être votre partenaire pour l’organisation des documents de votre service des ressources humaines. Nous vous récapitulons également les informations essentielles sur les délais de conservation des archives RH dans cet article.
L’importance de la conservation des documents RH
Les documents en rapport avec les ressources humaines sont parmi les plus importants à conserver pour une entreprise puisqu’ils contiennent des données personnelles. Ces pièces constituent en effet des preuves et peuvent à ce titre vous être demandées aussi bien pour régler des conflits avec vos collaborateurs en cas de licenciement par exemple que pour un contrôle par l’inspection du travail. Vos archives RH vous serviront également dans la gestion courante de votre service des ressources humaines ou pour répondre aux demandes de vos salariés.
Si vous souhaitez que votre société soit bien gérée, vous devez donc impérativement veiller à garder précieusement les archives RH selon leur durée légale de conservation, qui correspond à la période pendant laquelle vous pouvez être amené à répondre à des contrôles administratifs. Chaque document ayant un délai de conservation qui lui est propre, nous pouvons vous aider à trier votre fonds d’archives RH et vous apporter l’assurance que vous conservez bien les documents indispensables à fournir comme preuves juridiques.
Sachez que ces durées préconisées sont minimales mais que pouvez faire le choix d’archiver certains documents plus longtemps. Ceux-ci pourront par exemple vous être utiles pour répondre à certaines requêtes de vos collaborateurs sur leurs carrières.
Une bonne organisation essentielle des archives RH
Le classement et l’archivage constituent une partie importante de la mission du service des ressources humaines d’une entreprise. Il doit en effet garder un volume très conséquent de documents et dans le même temps être capable d’avoir une organisation suffisante pour répondre à une demande précise en retrouvant facilement une pièce spécifique. Pour vous soutenir dans la gestion et le classement de vos documents RH, Archives Tranquilles propose différentes solutions d’organisation que nous pouvons mettre en place de manière personnalisée pour votre société. Avec un archivage bien organisé, vous gagnerez ensuite en efficacité et en sérénité pour votre service des ressources humaines. Nous pouvons également organiser des sessions de formation pour votre personnel pour leur permettre ensuite de gérer de façon optimisée l’archivage des documents RH.
Quelles sont les durées légales de conservation des principaux documents RH ?
Tout d’abord, vous avez pour obligation légale de garder tous les documents concernant les dossiers individuels de vos salariés comme les contrats de travail et leurs avenants, les éléments de carrière, les soldes tout compte ou encore les demandes de congés exceptionnels pendant un délai de 80 ans dans le secteur public et de 10 ans dans le privé. Les mêmes durées de conservation s’appliquent pour les dossiers d’accident du travail et les dossiers médicaux de vos salariés.
De son côté, le registre unique du personnel est à conserver pendant toute la durée où le collaborateur est salarié dans votre société puis 5 ans à compter de la date de son départ. Les bulletins de paie de vos salariés doivent être gardés en double papier ou en format électronique pour une durée minimale de 5 ans. De même, les observations ou mises en demeure de l’inspection du travail et les déclarations d’accident du travail sont à archiver précieusement pendant un délai minimum de 5 ans.
D’autres documents sont à conserver légalement pendant 3 ans. Il s’agit de toutes les pièces qui concernent les charges sociales et les taxes sur les salaires. Pour vos salariés qui ont une convention forfaitaire, les papiers en rapport avec la comptabilisation de leurs jours de travail doivent aussi être archivés au minimum 3 ans. Par contre, pour les documents qui concernent le décompte des horaires des salariés, des heures d’astreinte et des compensations, ils sont à garder un an pour l’inspection du travail mais également trois ans comme preuve dans vos archives.
Ces délais de conservation des archives RH concernent les documents les plus courants d’un service des ressources humaines. Ces documents doivent être soumis à la réglementation RGPD instaurée au sein de votre structure. Ils doivent être conservés de manière confidentielle et doivent être protégés.
Si vous avez besoin d’informations sur des archives plus spécifiques, n’hésitez pas à nous contacter pour prendre un avis d’expert quant à leurs conservations légales. Nous vous invitons à télécharger notre plaquette sur les durées de conservation des documents RH en remplissant le formulaire ci-dessous.
À propos de l’auteur