La dématérialisation présente de nombreux avantages stratégiques, de plus en plus d’entreprises se tournent aujourd’hui vers cette solution pour conserver leurs documents. Mais, comment procéder pour dématérialiser ses archives et quelles sont les obligations à respecter ? Qu’est-ce que la numérisation probante ? Peut-on jeter les papiers numérisés ? Archives Tranquilles vous éclaire sur les différents points clés pour aborder une dématérialisation des archives et vous propose son expertise pour vous accompagner tout au long de vos projets de numérisation.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des archives ?
Dans le cadre d’une bonne politique d’archivage, la dématérialisation permet à une entreprise de répondre à de nombreux objectifs. La dématérialisation permet de réduire l’espace de stockage dédié aux archives et donc de faire des économies. Il est en effet possible de stocker des très grandes quantités de données électroniques sur des petits supports. De plus, avoir ses archives en version numérique facilite grandement la communication, l’accessibilité et la traçabilité des différents documents. Cette technique de conservation aide enfin à mieux valoriser les fonds d’archives et à simplifier les échanges à distance.
Pour que votre entreprise bénéficie de tous ces avantages, Archives Tranquilles vous recommande la dématérialisation des archives mais uniquement à condition de bien la réfléchir dans une démarche d’optimisation et de la réaliser en toute légalité avec une numérisation conforme.
Peut-on se débarrasser du papier grâce à la numérisation probante ?
Les archives numériques ont effectivement le même caractère probant qu’un document papier sous certaines conditions. Il faut savoir que les documents électroniques natifs qui respectent bien les critères définis par la loi possèdent la même valeur juridique que les documents en format papier et peuvent donc être archivés uniquement en version numérique. De plus, la numérisation a aujourd’hui une valeur probante à condition de préserver l’authenticité, la pérennité et l’intégrité du document. En effectuant une numérisation dans les règles, vous pouvez donc vous débarrasser de votre excès de factures papier ou documents comptables et utiliser la version numérique de vos documents comme preuve en cas de contrôle ou de litige.
Pour que votre numérisation soit probante, votre document a donc pour obligation d’être authentique. L’identité de l’auteur doit être certifiée et tout ce qui figure sur le papier original doit apparaître sur la copie de manière identique. Un certificat électronique est nécessaire pour prouver l’origine du document. L’intégrité de votre archive doit également être attestée à l’aide d’une signature électronique. Votre document ne doit ainsi en aucun cas être modifié ou dénaturé lors de la numérisation. Enfin, vous devez garantir la pérennité de vos archives en assurant leur confidentialité et leur traçabilité lors du stockage dans un coffre-fort électronique ou mieux un système d’archivage électronique. Vos archives numériques doivent être conservées au format PDF, c’est maintenant une norme internationale et stable.
Archives Tranquilles vous aide à réussir votre dématérialisation
Lorsque vous optez pour une dématérialisation des archives, vous allez donc réaliser un projet de numérisation conforme mais également revoir tous vos procédés traditionnels de gestion documentaire. Vous devez donc bien fixer les objectifs de votre dématérialisation, l’inscrire dans une démarche globale et prévoir les différentes phases de mise en œuvre. C’est pourquoi, Archives Tranquilles vous conseille de bien réfléchir en profondeur à votre projet et vous propose de vous aider aussi bien sur la numérisation que sur la préparation en amont. Avant tout, nous vous suggérons en effet de commencer par définir la quantité d’archives à numériser ainsi que la nature des documents. En fonction de vos archives, vous devez ensuite vous assurer du cadre juridique que vous aurez à respecter pour être en conformité lors de la dématérialisation.
Un autre facteur essentiel à prendre en compte pour une dématérialisation réussie est d’intégrer votre personnel ainsi que l’ensemble de vos collaborateurs. En effet, la numérisation va forcément induire des changements dans leur routine de travail. Vous devez donc les informer, les impliquer et les accompagner tout au long du processus. Nous vous suggérons également de vous assurer d’avoir le soutien de vos fournisseurs, clients ou autres interlocuteurs.
Enfin, il est primordial de choisir le bon partenaire pour vous guider dans votre démarche et vous garantir que vos documents seront bien en sécurité. Un prestataire sur qui vous pouvez vous reposer est en effet indispensable pour être sûr de respecter l’ensemble des règlementations lors de la numérisation et pour suivre sereinement ses conseils stratégiques. En véritable spécialiste de l’archivage, Archives Tranquilles vous propose d’être ce partenaire de confiance et de vous assister dans la mise en place de votre politique de dématérialisation.
Alors, êtes-vous prêt à dématérialiser les archives de votre entreprise ? Pour toutes vos questions complémentaires, contactez-nous pour que nous puissions vous conseiller et vous apporter toutes les réponses personnalisées.
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