La documentation numérique est en plein essor. Son volume explose et les solutions d’archivage numériques permettant d’exploiter et de sauvegarder efficacement les documents deviennent indispensables. Il existe différents types d’applications telles que les GED et les SAE qui sont complémentaires.
La majeure partie de la conception, de la fabrication et de la commercialisation d’un produit est le plus souvent effectuée dans un environnement numérique. La documentation produite par ces processus est donc numériquement native et nécessite un classement et un archivage adapté. Il existe plusieurs catégories de logiciels de gestion documentaire ou d’archivage. Les plus utilisés et les plus connus sont les GED (Gestion électronique de documents) et les SAE (Système d’archivage électronique).
GED / SAE qui fait quoi ?
Ces deux outils gèrent la documentation officielle des entreprises. Souvent confondus, ils sont complémentaires et ne répondent pas aux même besoins.
La GED : Modification et partage des documents.
Une GED est un logiciel qui vous servira à modifier votre document, à le partager et à y accéder de manière sécurisée.
C’est un outil de travail collaboratif et partagé qui permet de garder une trace des modifications effectuées sur le document en cours d’élaboration, d’y accéder et de valider à terme une version finale et officielle. Il permet aussi de gérer les différentes versions d’un document et d’effectuer un classement de la documentation selon un plan de classement défini.
Le SAE : Entreposage et stockage des documents.
Un SAE n’a pas du tout la même philosophie ni la même utilisation. Pour donner une image, la GED est l’armoire de votre bureau avec les documents en cours, le SAE est la salle d’archives sécurisée du sous-sol.
Le SAE entrepose numériquement vos documents. Il garantit : la confidentialité, l’intégrité, la pérennité et la disponibilité des documents numériques. Il est conseillé aussi si vous voulez réaliser un archivage numérique pérenne à valeur probante.
Lequel choisir ?
La réponse dépend de la situation de chaque entreprise. L’idéal est de jouer la complémentarité et d’avoir les deux. Prendre conseil auprès d’un professionnel comme Archives Tranquilles est un étape essentielle dans ce type de démarche pour éviter de faire les mauvais choix et de perdre trop de temps et d’argent.
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