Archive de l’étiquette archives

L’externalisation des archives consiste pour une entreprise à déléguer à un prestataire extérieur la conservation et la gestion de ses documents. Si certaines sociétés ont encore des craintes avant de laisser leurs archives à un tiers, l’externalisation présente pourtant de nombreux avantages. Du gain de temps à la réduction des coûts en passant par une plus grande sécurisation, une entreprise sera en effet gagnante en choisissant d’externaliser. Archives Tranquilles vous propose de devenir votre partenaire de proximité et de confiance en prenant en charge cette opération de manière personnalisée. Confier des archives étant une décision qui doit être réfléchie et organisée, nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur l’externalisation pour vous aider à sauter le pas pour votre société.

Les nombreux avantages de l’externalisation des archives

Tout d’abord, l’externalisation des archives. En laissant la gestion de l’archivage à un tiers, vous allez en effet vous libérer du temps et pouvoir vous recentrer sur le cœur de votre activité, vous serez plus productif.

Ensuite, externaliser vos documents permet de réduire vos coûts. Vous allez en effet économiser les frais de location du lieu de conservation, les achats de fournitures d’archivage ou encore les coûts de gestion des documents. Selon vos locaux, vous pouvez également utiliser l’espace qui servait de stockage pour faire un agencement optimal de vos bureaux. Enfin, vous avez une meilleure maîtrise de votre budget puisque votre partenaire extérieur représente un coût annuel que vous connaissez à l’avance.

La conservation de vos archives par un tiers vous permet également de mettre vos documents plus en sécurité et d’avoir une meilleure traçabilité. Avec une bonne politique d’archivage, vous réduisez les risques de perdre un document important et vous augmentez la sécurité de vos documents dans des locaux dédiés. Vous bénéficiez de plus d’une traçabilité maximale des consultations des archives.

L’externalisation présente donc de nombreux avantages pour une entreprise à condition toutefois d’être bien réfléchie et organisée, d’où l’importance de choisir un partenaire de confiance possédant une grande expertise. Avec son savoir-faire, Archives Tranquilles peut ainsi s’occuper de vos documents et vous faire profiter des bénéfices de l’externalisation tout en vous aidant à surmonter les freins psychologiques de sa mise en place.

Choisir un partenaire de confiance pour réduire les craintes psychologiques

L’externalisation ne présente aucun inconvénient pour une entreprise. Les craintes sont uniquement psychologiques. Il peut en effet être compliqué de confier ses archives à un partenaire extérieur lorsqu’on est habitué à les avoir dans ses locaux. De même, la sécurité des données avant de laisser des documents sensibles par exemple peut représenter un frein, même si vos documents seront généralement mieux protégés chez votre prestataire. Pour contrer ces inconvénients psychologiques, il est donc essentiel de passer un contrat avec une société avec laquelle vous vous sentez totalement en confiance. De plus, l’externalisation ayant un coût, il est normal de bien réfléchir avant de l’instaurer et de choisir un interlocuteur professionnel qui vous permettra d’avoir des archives parfaitement gérées en toute tranquillité.

Archives Tranquilles se présente en expert pour vous accompagner dans cette décision qui doit être réalisée sur le long terme. En plus de conserver vos archives en toute sécurité, nous pourrons organiser leur gestion, vous assurer d’être toujours en conformité avec les obligations légales d’archivage et éliminer vos documents au moment opportun. Notre expérience nous permet également de vous donner tous les conseils nécessaires à une bonne organisation de vos archives. Enfin, nous vous aiderons à évaluer au mieux vos besoins, étape indispensable pour la réussite de votre externalisation.

Miser sur la proximité de son prestataire

Un autre frein à l’externalisation est de vouloir garder ses documents à proximité immédiate pour faciliter les consultations entre autres. Nous vous conseillons donc de favoriser la proximité lors du choix de votre partenaire pour la conservation de vos archives. Ainsi, vous pourrez vous lancer dans l’opération d’externalisation de manière plus sereine. Vos démarches seront simplifiées et les barrières psychologiques atténuées.

Si votre entreprise est basée à Marseille, Aix-en-Provence ou encore Aubagne et que vous cherchez un partenaire de proximité pour vos documents, Archives Tranquilles vous propose des solutions d’archivage et d’externalisation sur-mesure en région Provence-Alpes-Côte d’Azur. Vous pourrez ainsi profiter du double avantage d’un prestataire expert dans le domaine de l’archivage et proche de chez vous.

L’externalisation des archives ne présente donc que des avantages pour une entreprise à condition de passer les craintes psychologiques et de choisir le bon prestataire. Si vous souhaitez des renseignements supplémentaires sur nos solutions personnalisées, n’hésitez pas à nous contacter et nous pourrons répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans votre politique d’archivage.  Et vous, quand allez-vous choisir l’externalisation pour la conservation des documents de votre société ?

Les objectifs de l’archivage sont multiples et essentiels pour une entreprise puisqu’il s’agit de pouvoir retrouver les archives facilement à tout moment pour une utilisation stratégique ou pour un contrôle. La gestion des archives est donc un élément clé à organiser afin de conserver les documents bien classés, en sécurité et en bon état depuis la création jusqu’à la destruction. Du plan de classement au tableau de gestion, il existe différentes solutions pour vous aider à mener à bien cette mission. Archives Tranquilles vous propose de vous éclairer sur les outils de tri et de gestion des archives et de vous soutenir dans votre politique d’archivage.

Tri et gestion des archives : une mission capitale pour les entreprises

Toute société produit de nombreuses archives au cours de son activité. Ces documents, qu’ils soient d’une grande valeur juridique ou historique ou simplement utiles au bon fonctionnement de la société, sont extrêmement importants à gérer. En effet, l’archivage représente de réels enjeux économiques et stratégiques pour une entreprise. Certains documents constituent des éléments clés pour établir des statistiques ou prendre des grandes décisions. Posséder un fonds d’archives bien organisé assure donc de connaître la nature des dossiers à disposition dans les stocks de l’entreprise. Un classement efficace permet également de gagner du temps en retrouvant rapidement des documents spécifiques et d’augmenter l’accessibilité des papiers.

Ensuite, tous les documents ont une durée de conservation légale établit par la loi. Ces délais varient d’une archive à l’autre en fonction de la nature des papiers. Il est donc indispensable d’établir un tri logique et de s’aider d’outils de gestion pour bien conserver les documents en toute légalité. En effet, différentes pièces pourront vous être demandées comme justificatifs au cours d’un audit par exemple.

De plus, organiser son archivage vous garantit de garder vos documents dans des conditions optimales pour éviter les pertes ou les dégradations pouvant fortement pénaliser l’entreprise. Dans cette optique, Archives Tranquilles vous suggère de créer votre plan de redémarrage en cas de sinistre et peut vous assister pour le mettre en place. Cet outil de gestion des archives vous permettra d’établir des priorités dans vos documents pour savoir rapidement dans quel ordre les sauver en fonction de leur importance et facilitera le redémarrage de votre activité en cas de problème majeur.

Du plan de classement au tableau de gestion des archives : des outils indispensables

Bien gérer ses archives consiste à mettre en place une méthode efficace pour s’occuper de chacun de ses documents depuis la création jusqu’à la destruction. Ainsi, pour bénéficier de tous les avantages d’un archivage bien organisé et ne pas se laisser déborder par une trop grande quantité de documents non classés, il est essentiel de créer des outils spécifiques pour vous aider. Parmi ces outils de tri et de gestion des archives, le plan de classement et le tableau de gestion sont les deux plus importants à rédiger dans le cadre d’une bonne politique d’archivage.

Le plan de classement vous permet de hiérarchiser vos documents en fonction de leur nature et de leur utilisation. Il constitue un système d’organisation de votre fonds documentaire par grands thèmes et doit être structuré de manière logique pour vous permettre de rechercher rapidement les informations. En général, le schéma classique d’un plan de classement organise les archives selon les sujets en allant du général au particulier.

De son côté, le tableau de gestion est un outil qui permet de contrôler le cycle de vie de vos documents. Vous devez y indiquer les délais de conservation de chaque pièce, les dates d’élimination en fonction des obligations légales ou encore les raisons pour lesquelles vous conservez ce document. Le tableau de gestion est donc indispensable pour vous soutenir dans une bonne maîtrise de vos archives.

Archives Tranquilles vous accompagne dans la gestion de vos archives

Mettre en place ces outils de tri et de gestion des archives ne s’improvise pas pour qu’ils soient efficaces. Archives Tranquilles peut ainsi vous aider à créer votre plan de classement personnalisé en fonction de votre entreprise. Parce que chaque structure a des besoins différents, nous mettrons toute notre expérience et notre énergie pour vous trouver un classement logique qui corresponde à votre activité spécifique, à votre manière de travailler ainsi qu’à la nature de vos archives.

Au-delà de trier, ranger et conserver, il est nécessaire qu’un archivage d’entreprise réponde à des critères de base bien définis pour être efficace et pouvoir s’utiliser sur la durée. Vous devez donc trouver le bon partenaire et réfléchir à une politique d’archivage pour vos dossiers de leur création jusqu’à leur élimination tout en prenant en compte la traçabilité, les droits d’accès, la sécurité et les facilités de recherche.

Forte d’une très bonne connaissance des solutions d’archivage, Archives Tranquilles se présente comme un prestataire idéal pour vous accompagner dans votre organisation. Pour plus d’informations sur les outils de gestion des archives à mettre en place dans votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez trouver la méthode de tri parfaite pour vos documents ou un accompagnement sur le plus long terme.